Réseaux sociaux et entreprises, quels enjeux juridiques ?

Aujourd’hui, l’utilisation des réseaux sociaux est devenue chose très courante dans notre société. Cette utilisation peut être d’ordre personnelle bien entendu mais aussi professionnelle.

En effet, l’utilisation professionnelle de ces réseaux est devenue chose également courante mais les entreprises ont encore du mal à évoluer en même temps que les réseaux et les mentalités des individus qui évoluent également avec ces nouveaux outils. Il faut bien être conscient et savoir que l’utilisation dans un cadre privé ou public (en entreprise) des réseaux sociaux peut avoir des conséquences légales bien entendu mais surtout sur sa vie personnelle et professionnelle.

Quels sont les enjeux pour les entreprises aujourd’hui en matière de réseaux sociaux ?

Mettre en place une charte d’utilisation des réseaux sociaux

En effet, on n’y pense pas souvent mais désormais dans le règlement de l’entreprise ou dans une charte d’utilisation spécialement conçue pour les réseaux sociaux, il est bon de définir les règles d’utilisation des réseaux au sein de l’entreprise.

Il vaut mieux prévenir que guérir et sensibiliser les salariés sur leur droit et devoir qui sont bien entendu applicable à l’utilisation des réseaux sociaux. On peut citer le devoir de loyauté, de discrétion par exemple. En effet, un salarié pourrait divulguer des informations stratégiques sur son entreprise depuis son lieu de travail mais aussi chez lui ! Il peut bien sûr le faire non consciemment. On pense souvent qu’une fois chez eux, les salariés n’ont plus le devoir de discrétion mais cela est évidemment faux. Il vaut mieux éviter ce genre d’erreur avec l’utilisation de la prévention.

Clause dans le contrat de travail

On peut tout à fait prévoir une clause dans le contrat de travail sur la communication externe. En effet, cela peut être une bonne solution en complément de la mise en place d’une charte pour éviter les écarts de conduite qu’ils soient voulus ou non.

Bien choisir les mots de passe pour les réseaux sociaux

Aujourd’hui, la sécurité informatique des entreprises est un enjeux fort. Les réseaux sociaux n’échappent pas à cette règle.

Il faut avoir des mots de passe différents des autres ressources de l’entreprise et de bons mots de passe (avec des chiffres, des majuscules, etc) pour éviter les piratages extérieurs mais aussi l’accès de l’intérieur par des salariés non autorisés.

Cela peut éviter des suppressions et utilisations abusives de vos profils sur les réseaux sociaux. En effet, imaginons que votre page entreprise Facebook soit utilisée pour diffuser des images choquantes. C’est l’image de votre entreprise qui sera impactée surtout que le diffusion des informations sur les réseaux va très vite.

La publication d’information doit être réfléchie

Une information peut importe sa nature par exemple texte, photo, image etc publiée sur Internet « n’appartient plus à celui qui la diffuse ». Une information publiée sur internet est donc difficilement effaçable. Il est donc très important de savoir avant la publication que le contenu est adéquate et que j’ai le droit le diffuser.

Ne pas communiquer d’information personnelle

Ne jamais communiquer à l’avance des déplacements, date de naissance par exemple sur les réseaux sociaux. En effet, n’importe qui peut trouver l’information. Cela peut jouer en votre défaveur ou vous causer des problèmes dans certains cas.

Attention à la géolocalisation

Énormément d’applications fonctionnent avec la géolocalisation. Attention cela peut donner votre position ou votre emploi du temps et tout le monde n’a pas besoin de connaître ses détails.

Ne jamais publier la photo de quelqu’un sans son accord. Il vaut mieux avoir l’autorisation de la personne concernée.

Attention aux demandes ou aux messages « Spam » sur les Réseaux sociaux

Les réseaux sociaux comme nos boîtes mails sont victimes de SPAM. Attention ceux-ci peuvent contenir des virus, des arnaques et autre…

Toujours se déconnecter des réseaux sociaux en partant

Pour éviter l’utilisation de votre poste si celui-ci reste connecté avec votre session utilisateur.

Signaler les abus auprès des réseaux sociaux

Les réseaux sociaux ont des pages de contacts pour signaler les spams ou les abus que vous pouvez contacter. N’hésitez pas à vous servir de ses formulaires.

Ne pas hésiter à solliciter la CNIL

Des conseillers peuvent vous aider et vous conseiller en cas de problème.

Identification des besoins de communication sur les réseaux sociaux

– Formation

– Conseils auprès d’experts

Choisir les réseaux sociaux qui vont être utilisés

Déterminer les objectifs

Pas forcément pertinent d’être présent sur tous les réseaux

Déterminer les risques et les rôles de chacun

Avant de se lancer sur les réseaux sociaux, chaque entreprise doit avoir conscience que l’utilisation et l’intégration des réseaux sociaux dans l’entreprise va entraîner des questions majeures : Qui s’occupe de gérer les réseaux sociaux ? Qui valide les messages ? Qu’est-ce que je publie ? etc Il est très important de répondre à ses questions en amont pour déterminer le rôle de chacun et bien entamer sa venue sur les réseaux sociaux.

– Qui s’occupe de gérer les réseaux sociaux ?

– Qui valide les messages ?

– Qu’est ce que je publie ?

Veille rigoureuse

Internet regorge de réseaux, de forums et de sites d’échange. Une fois votre présence amorcée sur les réseaux sociaux, il faudra « surveiller » grâce à une série d’outils et de techniques ce qui ce dit sur vous. Ainsi, on pourra éviter le vol de votre contenu, l’utilisation abusive de votre marque et potentiellement les dénigrements ou rumeurs sur votre entreprise.

– « Surveiller » internet et les réseaux sociaux

– Éviter les dénigrements

– Éviter le plagiat ou l’utilisation de votre marque

Privilégier la communication Interne à l’Externe

Il vaut mieux que les salariés apprennent les changements ou nouveautés de la bouche des managers ou des dirigeants que sur les réseaux sociaux ou la presse par exemple.

Désigner une personne qui gérera intégralement les réseaux sociaux.

Le métier de Community Manager est en plein boom et tant à se développer car en effet la gestion des réseaux sociaux prend du temps, nécessite de la formation et il est bien plus souvent pertinent d’embaucher ou d’externaliser pour gérer tout ça.

Une critique ! Ne pas réagir à chaud

Une critique, un commentaire mal venu sur votre page Facebook… Pas de panique ! Ses messages peuvent vous permettre de montrer votre professionnalisme. Répondez en mettant en avant vos atouts et des arguments en restant poli et convenable. Rien ne sert de s’énerver en montrant son opinion personnelle, politique ou autre. N’oubliez pas, un mot mal placé peut écorcher votre réputation ou votre entreprise.